Non addormentarti con il “posticipo” delle e-mail: consigli utili per Gmail e Outlook

È ora che siamo tutti un po’ meno pigri a sonnecchiare. Sto ovviamente parlando della funzione snooze integrata in Gmail, Outlook e molte altre moderne app di posta elettronica. Premendo posticipa in un’e-mail, puoi nasconderla dalla tua casella di posta fino a una data e un’ora successive.

Sebbene il concetto di posticipo della posta elettronica sia in circolazione da circa un decennio e faccia parte di Gmail dal 2018, sarai perdonato per non averlo utilizzato o addirittura per non aver saputo che esistesse. È fin troppo facile pensare a Snooze come una tattica di procrastinazione per le e-mail a cui preferiresti non rispondere, quando in realtà funziona ancora meglio come una sorta di promemoria nella tua casella di posta. Una volta che consideri di posticipare in questo modo, le possibilità si aprono.

nozioni di base sul posticipo

Nelle versioni web di Gmail o Outlook, posticipare è facile: basta cercare l’icona dell’orologio analogico. Lo troverai sopra ogni singola email mentre lo stai leggendo o nella parte superiore della tua casella di posta mentre selezioni un messaggio. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi messaggio e selezionare posticipa nel popup o passare il mouse su qualsiasi messaggio in Gmail per trovare l’icona posticipa sul lato destro. Gmail ha anche una scorciatoia da tastiera per posticipare: premi “B” durante la visualizzazione di qualsiasi messaggio.

Jared Newman / IDJ

Sul tuo telefono, è un po’ più complicato. Sia in Gmail che in Outlook, troverai l’opzione per posticipare premendo “…” nell’angolo in alto a destra di qualsiasi messaggio. Puoi anche andare a Impostazioni > Azioni/Opzioni di scorrimento Per posticipare scorrendo verso l’alto su qualsiasi messaggio nella posta in arrivo.

Cosa succede se non usi Gmail o Outlook? Con altri provider, come Apple Mail, Yahoo o AOL, dovrai utilizzare un’app di posta elettronica di terze parti che supporti la posticipazione. mi piace scintillae Newton, E Applicazione Microsoft Outlook (Che, nonostante il nome, supporta altri provider di posta elettronica oltre a Outlook).

Al contrario, l’app iOS Mail di Apple non supporta lo snooping anche se utilizzi Gmail o Outlook come provider di posta, quindi dovrai utilizzare un’app diversa con il tuo provider di posta per sfruttare questa funzionalità.

Come usare la funzione snooze

Ora che abbiamo coperto le basi del posticipo, è tempo di essere creativi su come usarlo.

Personalmente, non mi piace usare un pisolino solo per procrastinare. Con la maggior parte delle email, è meglio intraprendere un’azione decisa, anche se tale azione include l’esclusione del messaggio nel tuo archivio. Tuttavia, c’è un’eccezione: se sono al telefono, potrei posticipare un’e-mail Quindi so che tornerò nel mio ufficioDotato di una tastiera adatta.

ho iniziato anch’io Posticipa le mie email, quindi torneranno alla Posta in arrivo per continuare se nessuno risponde. Se il destinatario risponde, annullerà qualsiasi posticipo che hai impostato in modo che la tua casella di posta rimanga ordinata. Sebbene Gmail possa suggerire automaticamente elementi di follow-up tramite la sua funzione Avvisi, la posticipazione ti dà il controllo completo su quando e quali messaggi richiedono più azioni.

A proposito di promemoria, posticipare è un ottimo modo per farlo Riapparire le informazioni sull’appuntamento Quando ne hai bisogno, soprattutto ora che abbiamo tutti a che fare con una raffica di collegamenti Zoom. Invece di lasciare che questi inviti affollino il mio schiavo in arrivo, li rimanderò a poco tempo prima di ogni incontro. Puoi anche utilizzare la funzione snooze per ricordarti delle scadenze imminenti e per evidenziare nuovamente il tuo itinerario il giorno del volo.

Infine, puoi usare Snooze In combinazione con le e-mail programmate. Per pianificare un’e-mail in Gmail, tocca la freccia giù accanto al pulsante Invia sul Web oppure tocca “…” nell’angolo in alto a destra sui dispositivi mobili. Dopo aver programmato un messaggio, posticiparlo fino a poco prima della data di scadenza. In questo modo, tornerà nella tua casella di posta e avrai un’ultima possibilità di rivedere eventuali modifiche prima che vengano pubblicate. Ricorda solo che il messaggio verrà comunque trasmesso a meno che non lo annulli prima.

Ottimizzazione di Gmail per posticipare

Gmail e Outlook trattano la posticipazione sostanzialmente allo stesso modo: puoi impostare un’ora preimpostata per il ritorno del messaggio nella tua casella di posta o scegliere una data e un’ora personalizzate.

Ma se gli orari di posticipo preimpostati di Gmail non si adattano alla tua pianificazione, l’app per dispositivi mobili ti consente di personalizzarli con loro Impostazioni > (il tuo indirizzo email) > posticipa impostazioni. Curiosamente, puoi anche impostare orari di promemoria predefiniti in Google per salvare le informazioni Sul Web, questi tempi saranno i tempi di posticipo di Gmail.

C’è una cosa strana qui: qualunque sia il tempo di posticipo impostato nel campo “pomeriggio” non verrà visualizzato nella versione web di Gmail. Se preferisci rispondere alle e-mail verso la fine della giornata lavorativa, considera di fare il pisolino mattutino più tardi o il pisolino serale presto per compensare.

Un altro suggerimento di Gmail: prima di posticipare un’e-mail importante, considera Segnalo prima come da leggere. In questo modo, apparirà di nuovo in grassetto quando tornerai alla tua casella di posta. (Con Outlook, questo accade automaticamente.)

Naturalmente, ricordarsi di posticipare in primo luogo è metà della battaglia. Ma una volta presa l’abitudine, potrebbe diventare la tua funzione di posta elettronica preferita.

Questa colonna è apparsa originariamente nella newsletter consultiva di Jared. Partecipazione Ricevi consigli pratici pratici nella tua casella di posta ogni settimana.